Situation de la fonction au sein de l’entreprise 

L’assistant(e) travaille en étroite collaboration avec les équipes techniques, le service commercial et les clients. Il/elle assure le suivi administratif, contribue à la fluidité des échanges internes et externes et aide à la coordination des interventions du service après-vente.

Principales responsabilités :

• Accueil physique des visiteurs.
• Réception et filtrage des appels téléphoniques en français et en allemand.
• Transmission des informations aux interlocuteurs internes concernés.
• Traitement quotidien des courriels reçus sur la boîte luxembourg@olsen-engineering.com ainsi que du courrier postal.
• Réception et enregistrement des commandes clients.
• Organisation des expéditions et gestion des colis.
• Suivi des interventions SAV : établissement des commandes à régulariser en vue de l’obtention du bon de commande officiel du client.
• Émission des factures de sortie et relances clients associées.
• Support administratif aux équipes commerciales et au service après-vente.
• Classement des dossiers liés aux commandes et aux bons de livraison.
• Création et mise à jour des dossiers techniques.
• Création des fiches clients et produits dans le système.
• Gestion des réclamations liées aux garanties fournisseurs.
• Suivi des prestataires (nettoyage, fournitures diverses).
• Suivi des contrôles réglementaires : extincteurs, chaudière, climatisation, appareils de levage, etc.
• Passation des commandes d’achat pour les frais généraux (papier, produits d’entretien, etc.).

Responsabilités occasionnelles :

• Envoi des comptes rendus d’intervention aux clients.
• Élaboration des offres de pièces détachées.
• Relances fournisseurs selon le degré d’urgence des commandes.
• Participation à la planification des interventions des techniciens SAV.
• Organisation des interventions chez les clients : prise de rendez-vous, gestion des accès.
• Communication des dates d’intervention aux clients et suivi.
• Gestion des vêtements de travail et des fournitures associées.
• Suivi des formations obligatoires (nacelle, pont roulant, remorque, premiers secours, etc.).

Compétences requises :

Techniques & organisationnelles :

• Maîtrise des outils informatiques (pack Office, messagerie, ERP…).
• Excellentes capacités d’organisation et rigueur administrative.
• Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Volonté d’apprendre et de monter en compétences.

Relationnelles & personnelles :

• Aisance dans la communication écrite et orale.
• Dynamisme, autonomie et esprit d’initiative.
• Sens du service client et goût pour le travail en équipe.
• Capacité à évoluer dans un environnement collaboratif et multitâche.

Langues :

• Maîtrise du français et de l’allemand indispensable.
• La connaissance du luxembourgeois constitue un atout.