Situation de la fonction au sein de l’entreprise
L’assistant(e) travaille en étroite collaboration avec les équipes techniques, le service commercial et les clients. Il/elle assure le suivi administratif, contribue à la fluidité des échanges internes et externes et aide à la coordination des interventions du service après-vente.
Principales responsabilités :
- Accueil physique des visiteurs.
- Réception et filtrage des appels téléphoniques en français et en allemand.
- Transmission des informations aux interlocuteurs internes concernés.
- Traitement quotidien des courriels reçus sur la boîte luxembourg@olsen-engineering.com ainsi que du courrier postal.
- Réception et enregistrement des commandes clients.
- Organisation des expéditions et gestion des colis.
- Suivi des interventions SAV : établissement des commandes à régulariser en vue de l’obtention du bon de commande officiel du client.
- Émission des factures de sortie et relances clients associées.
- Support administratif aux équipes commerciales et au service après-vente.
- Classement des dossiers liés aux commandes et aux bons de livraison.
- Création et mise à jour des dossiers techniques.
- Création des fiches clients et produits dans le système.
- Gestion des réclamations liées aux garanties fournisseurs.
- Suivi des prestataires (nettoyage, fournitures diverses).
- Suivi des contrôles réglementaires : extincteurs, chaudière, climatisation, appareils de levage, etc.
- Passation des commandes d’achat pour les frais généraux (papier, produits d’entretien, etc.).
Responsabilités occasionnelles :
- Envoi des comptes rendus d’intervention aux clients.
- Élaboration des offres de pièces détachées.
- Relances fournisseurs selon le degré d’urgence des commandes.
- Participation à la planification des interventions des techniciens SAV.
- Organisation des interventions chez les clients : prise de rendez-vous, gestion des accès.
- Communication des dates d’intervention aux clients et suivi.
- Gestion des vêtements de travail et des fournitures associées.
- Suivi des formations obligatoires (nacelle, pont roulant, remorque, premiers secours, etc.).
Compétences requises :
Techniques & organisationnelles :
- Maîtrise des outils informatiques (pack Office, messagerie, ERP…).
- Excellentes capacités d’organisation et rigueur administrative.
- Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Volonté d’apprendre et de monter en compétences.
Relationnelles & personnelles :
- Aisance dans la communication écrite et orale.
- Dynamisme, autonomie et esprit d’initiative.
- Sens du service client et goût pour le travail en équipe.
- Capacité à évoluer dans un environnement collaboratif et multitâche.
Langues :
- Maîtrise du français et de l’allemand indispensable.
- La connaissance du luxembourgeois constitue un atout.