Assistant(e) polyvalent(e) - OLSEN/LUX

Situation de la fonction au sein de l’entreprise 

L’assistant(e) travaille en étroite collaboration avec les équipes techniques, le service commercial et les clients. Il/elle assure le suivi administratif, contribue à la fluidité des échanges internes et externes et aide à la coordination des interventions du service après-vente.

Principales responsabilités :
  • Accueil physique des visiteurs.
  • Réception et filtrage des appels téléphoniques en français et en allemand.
  • Transmission des informations aux interlocuteurs internes concernés.
  • Traitement quotidien des courriels reçus sur la boîte luxembourg@olsen-engineering.com ainsi que du courrier postal.
  • Réception et enregistrement des commandes clients.
  • Organisation des expéditions et gestion des colis.
  • Suivi des interventions SAV : établissement des commandes à régulariser en vue de l’obtention du bon de commande officiel du client.
  • Émission des factures de sortie et relances clients associées.
  • Support administratif aux équipes commerciales et au service après-vente.
  • Classement des dossiers liés aux commandes et aux bons de livraison.
  • Création et mise à jour des dossiers techniques.
  • Création des fiches clients et produits dans le système.
  • Gestion des réclamations liées aux garanties fournisseurs.
  • Suivi des prestataires (nettoyage, fournitures diverses).
  • Suivi des contrôles réglementaires : extincteurs, chaudière, climatisation, appareils de levage, etc.
  • Passation des commandes d’achat pour les frais généraux (papier, produits d’entretien, etc.).
Responsabilités occasionnelles :
  • Envoi des comptes rendus d’intervention aux clients.
  • Élaboration des offres de pièces détachées.
  • Relances fournisseurs selon le degré d’urgence des commandes.
  • Participation à la planification des interventions des techniciens SAV.
  • Organisation des interventions chez les clients : prise de rendez-vous, gestion des accès.
  • Communication des dates d’intervention aux clients et suivi.
  • Gestion des vêtements de travail et des fournitures associées.
  • Suivi des formations obligatoires (nacelle, pont roulant, remorque, premiers secours, etc.).
Compétences requises :

Techniques & organisationnelles :

  • Maîtrise des outils informatiques (pack Office, messagerie, ERP…).
  • Excellentes capacités d’organisation et rigueur administrative.
  • Aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
  • Volonté d’apprendre et de monter en compétences.

Relationnelles & personnelles :

  • Aisance dans la communication écrite et orale.
  • Dynamisme, autonomie et esprit d’initiative.
  • Sens du service client et goût pour le travail en équipe.
  • Capacité à évoluer dans un environnement collaboratif et multitâche.

Langues :

  • Maîtrise du français et de l’allemand indispensable.
  • La connaissance du luxembourgeois constitue un atout.


Mondercange, Luxembourg
Administration (LUX)

À propos

Olsen Engineering est reconnu comme le leader des appareils de levage industriels en Wallonie ainsi qu'au Grand-Duché de Luxembourg. En effet, notre expérience de plus de 30 ans dans le milieu du levage, nous a permis d'acquérir une expertise technique qui fait aujourd'hui notre plus grande force !

Nous représentons la marque ABUS pour toutes les applications standards de levage, mais disposons également de notre propre bureau d'études pour répondre à des besoins plus spécifiques.

Réparti sur 3 sites d'exploitations (Liège, Charleroi et Luxembourg), Olsen Engineering compte +40 collaborateurs pour vous servir dans les meilleures conditions possibles. En effet, la proximité avec nos clients est essentiel pour assurer le meilleure service-après-vente et par conséquent la satisfaction de nos clients.